El enfoque por procesos

El enfoque por procesos, un sistema de gestión empresarial

Tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales que dificultan la orientación hacia el cliente. La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente.

La gestión de procesos coexiste con la administración funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el cliente.

La gestión por procesos determina qué procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar los objetivos establecidos. Por último, hace posible la comprensión del modo en que están configurados los procesos de negocio, es decir, sus fortalezas y debilidades.

La visión del enfoque por procesos, comienza por la eliminación de las barreras que suponía el antiguo modelo, generando una visión transversal. Mediante este enfoque, la compañía se centra en los procesos críticos para el éxito del negocio, con independencia de las unidades funcionales implicadas.

Es fundamental la elaboración del mapa de procesos de la organización, cuyo principal objetivo es constituir una base de referencia para la organización para definir las distintas actividades que se realizan dentro de la empresa. El mapa de procesos debe incluir un detalle de las relaciones entre los procesos identificados y cómo se relacionan entre ellos para facilitar los objetivos y la misión.

Existen tres tipos de procesos en toda compañía, los procesos estratégicos, los procesos claves, y los procesos de soporte.

Beneficios de la gestión por procesos:

El enfoque de gestión por procesos en una organización es una forma de estructurar sus actividades y resultados, y de organizar los métodos de gestión y control de los mismos:

• Poder identificar las estrategias que mejor orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.
• Orientación de toda la estructura hacia la flexibilidad, permitiendo que esta se adapte más rápidamente a los retos que aparecen del entorno.
• Se logra la sistematización de los procesos y la adecuación de todos los procedimientos operativos hacia los procesos de valor añadido. Con lo que se adecua el producto o el servicio prestado al valor que el cliente demanda y percibe.
• Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones.
• Establecer nuevas fuentes con las que mejorar la productividad.

Como dotar a un sistema de gestión empresarial, de un enfoque por procesos:

Cuando una organización quiere dotar de un enfoque basado en procesos a su sistema de gestión, debe emprender un conjunto de actuaciones que se pueden agrupar en cuatro grandes pasos:

• La identificación y secuencia de los procesos.
• La descripción de cada uno de los procesos.
• El seguimiento y la medición para conocer los resultados que obtienen.
• La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medición realizado.